Konseptvalgutredninger

Mandat avgrensning og konseptuelle problemstillinger

I dette kapittelet dokumenteres hovedelementene i mandatet, eventuelle avgrensninger og problemstillinger. Eksempelvis kan en konseptuell problemstilling være knyttet behovet for fremtidig kapasitet og alder på bygningsmasse. Problemstillinger som godtgjør prosjektet vil bli dokumentert.

Behovsanalysen

I behovsanalysen dokumenteres behovene med fokus på normative, etterspørselsbaserte og interessentgruppers behov. I tillegg beskrives nåsituasjonen til prosjektet.

Normativt behov:Problemstillingens forankring i relevante politiske strategier, lover og forskrifter skal beskrives.

Etterspørselsbaserte behov: Etterspørselsbaserte behov skal synliggjøre prognoser for fremtidig etterspørsel etter tjenester eller leveranser fra et prosjekt, samt hvordan etterspørselen har påvirkning på andre faktorer. Eksempler på dette kan være prognoser for fremtidige befolkningsvekst og hvordan dette påvirker krav til bygningsmasse, lokasjon, antall ansatte og trafikale forhold. Dette vil bli dokumentert som et gap mellom dagens situasjon og fremtidig forventet situasjon, og danne utgangspunkt for målsettinger og krav som skal sikre at alternativene som senere utredes best mulig kan støtte opp under behovene.

Interessentgruppebaserte behov:Behovsanalysen omtaler og dokumenterer en oversikt over alle sentrale interessenter, deres ståsted mht. problemstillingen og deres behov/preferanser.

Prosjektutløsende behov: Alle viktige behov blir oppsummert og prioritert. Dette gjelder normative behov, etterspørselsbaserte behov og behov fra interessenter. Disse behovene vil senere danne utgangspunkt for målformuleringer og kvalitative evalueringskriterier. Behovet deles inn i tre kategorier: 1) Problemer som må løses – absolutte krav 2) Krav fra eksterne rammebetingelser, 3) Muligheter som kan realiseres.

På bakgrunn av de viktigste behovene vil det prosjektutløsende behov formuleres.

Målanalysen og kravdokument

Med bakgrunn i behovsanalysen utarbeides målformuleringer som forankres med eier. Målformuleringer bygger på de viktigste behovene fra behovsanalysen. Dette innebærer at alle viktige behov vil bli formulert med målsettinger.

Følgende er viktige elementer i målanalysen:

1) Et konsistent målhierarki

2) Indre konsistens og konsistens mot behovsanalysen.

Korte, lettfattelige, fortrinnsvis målbare og et begrenset antall mål. Mål skal uttrykke en tilstand, ikke en prosess; og bør formuleres SMARTE (Spesifisert, Målbart, Akseptert, Realistisk, Tidsrelatert og Enkle).

Krav

Kravdokumentet danner rammen for muligheter og løsninger. Krav utledes fra behov og mål. Det skilles mellom generelle krav til løsningen og spesifikke krav knyttet til lokasjoner (bygninger/tomter). Absolutte krav vil gjerne fremkomme fra de normative behovene som lover og forskrifter, mens bør-krav gjerne fremkommer fra etterspørselsbaserte behov og interessentanalysen.

Følgende er viktige elementer i kravdokumentet:

1)  Indre konsistens og konsistens mot målanalysen.

2)  Krav som på en helhetlig måte understøtter målhierarkiet.

3)  Det skal skille mellom absolutte krav (skal-krav), som skal oppfylles, og sammenlikningskriterier (bør-krav), som er egnet til rangering mellom ulike konsepter som tilfredsstiller skal-kravene.

4) Behovet for særskilt kostnadsdrivende krav skal dokumenteres godt.

5) Teknisk løsningsorientering og detaljeringsgrad skal ikke tillegges vekt.

6) Eier av krav skal dokumenteres med begrunnelse for å sikre sporbarhet.

Alternativanalyse

I alternativanalysen gjøres ett bredt søk etter alternativer som kan støtte opp under målsettingene til prosjektet. Her vil det blant annet være sentralt med erfaring fra tomtesøk. Alternativer som åpenbart er dårligere enn andre alternativer vil bli silt bort etter objektive evalueringskriterier.

Gjenværende konsepter vil bli evaluert etter økonomiske og kvalitative evalueringskriterier. Økonomiske evalueringskriterier vil typisk være investeringskostnader samt drifts - og vedlikeholdskostnader.

Kvalitative evalueringskriterier vil være målsettinger med resultatindikatorer som er avledet fra behovs – og målanalysen.

De samlede kostnadene skal sammenstilles på en slik måte at totalkostnaden fremkommer og at kostnadspostene er sammenlignbare på tvers av alternativene. Det gjennomføres videre nåverdiberegninger av totalkostnadene for hvert alternativ ved at kontantstrømmene periodiseres i henhold til resultatene fra fremdriftsanalysene. I totalkostnaden ligger:

• Investeringskostnader: tomte- og eiendomskostnader, byggekostnader inkludert prosjektledelse, prosjektering, inventar, infrastrukturkostnader, flyttekostnader/provisorier/midlertidighet.
• Drifts- og vedlikeholdskostnader: Forvaltning, drift og vedlikehold, samt eventuelle andre driftsmessige ulikheter mellom alternativene

Kvalitative evalueringskriterier benyttes kun for de elementer hvor verdsetting ikke er mulig, men hvor samfunnsøkonomiske realeffekter ikke kan utelukkes. De ulike kvalitative evalueringskriteriene tillegges vekt og poeng i henhold til en definert skala, gjerne på en ni-delt ordinal skala fra -4 via 0 til +4. For noen prosjekter vil den kvalitative delen være særs viktig, og kravet til transparens høyt. I slike sammenhenger gjennomgås interessentenes hovedargumenter systematisk. For flere av disse effektene kan det også være grunn til å benytte underpunkter for å styrke utredningens transparens og beslutningsrelevans.

Resultatene fra den prissatte og den ikke-prissatte delen av analysen settes sammen i en helhetlig presentasjon av de ulike konseptuelle alternativene, inkl. null/null+ alternativet, som del av grunnlaget for beslutning. Helhetsvurdering mellom den kvantitative analysen og den kvalitative analysen gjøres basert på forståelsen av forholdenes betydning.

Det foretas en egen analyse av ikke-prissatte effekter i henhold til anerkjent metodikk. Disse forholdene identifiseres gjennom utredningen, og kan typisk være 1) grad av måloppnåelse og avvik i forhold til krav. 2) om de oppgitte alternativer fanger opp de konseptuelle aspekter som anses mest interessante og realistiske innenfor det samlede mulighetsrommet.

Det gjennomføres en egen analyse av realopsjoner/fleksibilitet. Her vektlegges spesielt konsistens med det etterspørselsbaserte behov i behovsanalysen. Her kan det eksempelvis være aktuelt å vurdere hvordan man bør tilpasse seg økt arealbehov i framtiden. Tiltak kan for eksempel være å legge til rette for senere arealutvidelser eller å bygge stort for utleie til man behøver arealene selv.

Konkretisering av løsninger

Neste fase av utredningen blir en alternativvurdering hvor romprogrammet plasseres ut i tilgjengelig, eksisterende bygningsmasse eller mulig nytt bygningsvolum.

Det utarbeides situasjonsplaner og enkle 3D-illustrasjoner og konseptene drøftes i byplanmessig sammenheng. Illustrasjonene skal tjene som grunnlag for å avdekke og drøfte risiko knyttet til reguleringsprosess og vern. Utredningene vil bli supplert med tabeller, tegninger, kart og illustrasjoner.

Det redegjøres for tekniske løsninger og mulige utfordringer knyttet til disse, spesielt med hensyn til sikkerhet, brann og inneklima. Tegningsmaterialet danner grunnlag for korreksjon av kalkyler, som igjen gjennomgås i usikkerhetsanalysene.  Det vil også bli redegjort for andre relevante forhold som eventuelt blir avdekket i utredningsperioden.

Fremdriftsplaner

Det etableres fremdriftsplaner basert på mest sannsynlige gjennomføringstider.

Anbefaling av alternativ

Følgende kriterier vil legges til grunn for valg av konsept:

1) Skal (absolutte)-krav

2) Måloppnåelse

3) Nytte/kostnad (dvs. samfunnsøkonomisk analyse med Prissatte virkninger og Ikke-prissatte virkninger).

4) Realopsjoner (fleksibilitet)

5)Fordelingsvirkninger og Usikkerhet/risiko

Metodisk tilnærming er forankret i Finansdepartementets veileder i samfunnsøkonomiske analyser.

Nullalternativet er normalt sett referanse for nytte - kostnad. Det vil si at nytte for alternativene sees relativt til nullalternativets kostnader og nytte, og derfor er spesifikasjonen av nullalternativet avgjørende for beregninger av prosjektets lønnsomhet. Av den grunn legges det vekt på nullalternativets utforming.

Resultatene fra den prissatte og den ikke-prissatte delen av analysen settes sammen i en helhetlig presentasjon av de ulike konseptuelle alternativene, inkl. null/null+ alternativet, som del av grunnlaget for beslutning. Helhetsvurdering mellom den kvantitative analysen og den kvalitative analysen gjøres basert på forståelsen av forholdenes betydning.

De samlede kostnadene skal sammenstilles på en slik måte at totalkostnaden fremkommer og at kostnadspostene er sammenlignbare på tvers av alternativene. Det gjennomføres videre nåverdiberegninger av totalkostnadene for hvert alternativ ved at kontantstrømmene periodiseres i henhold til resultatene fra fremdriftsanalysene. I totalkostnaden ligger:

• Investeringskostnader: tomte- og eiendomskostnader, byggekostnader inkludert prosjektledelse, prosjektering, inventar, infrastrukturkostnader, flyttekostnader/provisorier/midlertidighet.
• Drifts- og vedlikeholdskostnader: Forvaltning, drift og vedlikehold, samt eventuelle andre driftsmessige ulikheter mellom alternativene.

Det gjennomføres en egen analyse av ikke-prissatte effekter i henhold til anerkjent metodikk. Disse forholdene vil bli identifisert gjennom utredningen, og kan typisk være 1) grad av måloppnåelse og avvik i forhold til krav. 2) om de oppgitte alternativer fanger opp de konseptuelle aspekter som anses mest interessante og realistiske innenfor det samlede mulighetsrommet.

Det gjennomføres en egen analyse av realopsjoner/fleksibilitet. Her vektlegges spesielt konsistens med det etterspørselsbaserte behov i behovsanalysen. Her vil det blant annet være aktuelt å vurdere hvordan man bør tilpasse seg økt arealbehov i framtiden. Tiltak kan for eksempel være å legge til rette for senere arealutvidelser eller å bygge stort for utleie til man behøver arealene selv.