Brukerveiledning til kontrollportalen

Nedenfor følger en enkel brukerveiledning for bruk av kontrollportalen. Ta forøvrig gjerne kontakt med Svein Roar Holt på tlf: 410 40 853 dersom du skulle ha behov for ytterligere informasjon eller veiledning. Kontrollportalen - Login Kontrollportalens velkomstside gir deg mulighet til å logge inn med oversendt brukernavn og passord. Nye brukere gis her også anledning til å registrere seg for bruk av portalen. Merk at en av våre administratorer må knytte ny brukere til et registrert kontrollforetak før registreringen trer i kraft. Kontrollportalen - Valg av kontrolloppdrag Etter innlogging vil du finne en oversikt over aktive kontrollprosesser som din virksomhet er en del av. Dersom du i tillegg krysser av i boksen "vis avsluttede prosjekter" vil din virksomhets tidligere kontrollprosesser også fremkomme på listen. Klikk på det kontrollprosjektet som du ønsker å se nærmere på. Kontrollportalen - Kontroll i prosjekteringsfasen Dette gir deg tilgang til kontrolloppdragets kontrollside hvor kommunikasjon og prosess er dokumentert, og hvor all kontrolldokumentasjon finnes tilgjengelig. Kontrollportalen er bygget opp med sjekklister kategorisert iht. de i saksbehandlingsforskriften definerte kontrollområder, og basert på oppsett og kravsreferanser i teknisk forskrift. Det skal således være relativt enkelt for de respektive foretak å definere sitt ansvarsområde. Dette forøvrig i samsvar med tiltakets gjennomføringsplan som ansvarlig kontrollerende vil legge til grunn for sitt kontrollarbeid. Etterspurt kontrolldokumentasjon (jf. oversendt e-post, samt oppslag på oppslagstavlen) lastes enkelt opp ved å trykke på "last opp fil". Det vil da åpne seg en dialogboks hvor du kan definere dokumentkategori i forbindelse med opplastning fra egen datamaskin eller IPAD. Vi setter pris på om filnavnet redegjør for innholdet på en slik måte at det er enkelt for alle å gjenfinne dokumentet ettersom arkivet vokser. Kontrollforetakets søknad om ansvarsrett, plan for uavhengig kontroll samt dokumentasjon på sentral godkjenning vil allerede finnes tilgjengelig her for nedlastning. Dokumentene vil være kategorisert som "søknadsdokumentasjon". Kontrollforetaket vil ved behov komme med kommentarer, stille spørsmål og/eller redegjøre for mulige avvik i "kommentarfeltet". Partenes dialog vil i forbindelse med lukking av problemstillingen/avviket foreligge sporbar, men IKKE fremkomme på kontrollrapporten. Tekst i kontrollrapporten utarbeides på bakgrunn av kontrollørens redegjørelse, og som foretak under kontroll ikke har tilgang til. Foretak under kontroll kan på samme måte benytte kommentarfeltet til å stille spørsmål og/eller kommentere kontrollarbeidet tilknyttet de ulike kontrollpunkter. For generelle spørsmål anmodes det om at oppslagstavlen blir benyttet. Kontrolløren vil fortløpende sette status for kontrollen tilknyttet de ulike kontrollpunktene; Til behandling - Godkjent - Åpent avvik - Lukket avvik. Godkjent og lukket avvik innebærer at kontrollpunktet er ferdig kontrollert. Øvrig status innebærer følgelig at kontrollpunktet er til behandling, eller at kontrolløren ikke har nødvendig underlagsdokumentasjon til å ferdigbehandle kontrollpunktet. Når alle kontrollpunktene er "sjekket ut" som godkjent eller med lukket avvik er kontrollarbeidet ferdig. Kontrollerklæring, kontrollrapport og ajourført plan for uavhengig kontroll vil da kort tid etter finnes tilgjengelig i dokumentarkivet for nedlastning. Dokumentene vil være kategorisert som "søknadsdokumentasjon". Kontrollportalen - Kontroll i utførelsesfasen Dette gir deg tilgang til kontrolloppdragets kontrollside hvor kommunikasjon og prosess er dokumentert, og hvor all kontrolldokumentasjon finnes tilgjengelig. Kontrollportalen er bygget opp med sjekklister kategorisert iht. de i saksbehandlingsforskriften definerte kontrollområder, og basert på oppsett og kravsreferanser i teknisk forskrift. Det skal således være relativt enkelt for de respektive foretak å definere sitt ansvarsområde. Dette forøvrig i samsvar med tiltakets gjennomføringsplan som ansvarlig kontrollerende vil legge til grunn for sitt kontrollarbeid. Etterspurt kontrolldokumentasjon (jf. oversendt e-post samt oppslag på oppslagstavlen) lastes enkelt opp ved å trykke på "last opp fil". Det vil da åpne seg en dialogboks hvor du kan definere dokumentkategori i forbindelse med opplastning fra egen datamaskin eller IPAD. Vi setter pris på om filnavnet redegjør for innholdet på en slik måte at det er enkelt for alle å gjenfinne dokumentet ettersom arkivet vokser. Kontrollforetakets søknad om ansvarsrett, plan for uavhengig kontroll, samt dokumentasjon på sentral godkjenning vil allerede finnes tilgjengelig her for nedlastning. Dokumentene vil være kategorisert som "søknadsdokumentasjon". Etterspurt fotodokumentasjon (jf. sjekkliste) lastes enkelt opp ved å trykke på "last opp bilde". Det vil da åpne seg en dialogboks hvor du kan laste opp bildet fra egen datamaskin eller IPAD. Alternativt kan dette gjøres ved hjelp av vår app som hvor oversikt over fotokrav finnes, og hvor fotografering og opplastning gjøres enkelt direkte opp mot kontrollportalen. Opplastede bilder vil være synlig tilknyttet de respektive kontrollpunkter, og forstørres enkelt ved å klikke på bildene. Kontrollforetaket vil ved behov komme med kommentarer, stille spørsmål og/eller redegjøre for mulige avvik i "kommentarfeltet". Partenes dialog vil i forbindelse med lukking av problemstillingen/avviket foreligge sporbar, men IKKE fremkomme på kontrollrapporten. Tekst der utarbeides på bakgrunn av kontrollørens redegjørelse, og som foretak under kontroll ikke har tilgang til. Foretak under kontroll kan på samme måte benytte kommentarfeltet til å stille spørsmål og/eller kommentere kontrollarbeidet tilknyttet de ulike kontrollpunkter. For generelle spørsmål anmodes det om at oppslagstavlen blir benyttet. Kontrolløren vil fortløpende sette status for kontrollen tilknyttet de ulike kontrollpunktene; Til behandling - Godkjent - Åpent avvik - Lukket avvik. Godkjent og lukket avvik innebærer at kontrollpunktet er ferdig kontrollert. Øvrig status innebærer følgelig at kontrollpunktet er til behandling, eller at kontrolløren ikke har nødvendig underlagsdokumentasjon til å ferdigbehandle kontrollpunktet. Når alle kontrollpunktene er "sjekket ut" som godkjent eller med lukket avvik er kontrollarbeidet ferdig. Kontrollerklæring, kontrollrapport, inspeksjonssjekklister og ajourført plan for uavhengig kontroll vil da kort tid etter finnes tilgjengelig i dokumentarkivet for nedlastning. Dokumentene vil være kategorisert som "søknadsdokumentasjon". Senest revidert 27.10.2014 Jeanette Nyseter Ingrid Kvalsvik Webredaktør Svein Roar Holt