KS-System

 

Utarbeidet av:    Svein Roar Holt
Eier:                  Helhetskontroll AS 
Etablert:            01.07.1997
Sist revidert:      22.10.2018

Redegjørelse for KS-systemet 
KS-systemet er etablert for å sikre at alle som benytter seg av det skal kunne utføre sitt arbeid på en enhetlig, etterrettelig og kvalitativt god måte, og i samsvar med gjeldende myndighetskrav.

KS- systemet ble etablert i 1997 og har siden da vært i stadig utvikling. Helhetskontroll AS har opphavsrett til KS-systemet, og som er  et beskyttet åndsverk.

Systemet er etablert med 4 nivåer; Prosessbeskrivelser, instrukser, sjekklister og maler. Prosessbeskrivelsene er utarbeidet for å sikre at alle prosjektmedarbeidere til enhver tid skal ha nødvendig innsikt og forståelse for arbeidsoppgaven, og de prosesser arbeidet er  en del av. Instruksene er virksomhetens tjenesteregler, og som det ikke skal avvikes fra uten foranliggende avviksbehandling. Sjekklistene er oppdragstilpasset arbeids- og kontrolldokumentasjon som skal sikre og dokumentere at gjennomføring og kvalitetssikring er gjort iht. gjeldende instruks og for øvrig på en tilfredsstillende og hensiktsmessig måte. Underliggende samling av maler inneholder diverse prefabrikert og kontrollert oppdragsdokumentasjon som skal sikre enhetlig, kvalitativ og effektiv produksjon av nødvendig prosjektdokumentasjon mv.

Revisjon av systemet 
Systemets prosessbeskrivelser, instrukser, sjekklister og maler skal revideres minst en gang pr. år. Nødvendig ajourføring og/eller nyetablering av veiledning, instrukser, sjekklister og maler gjennomføres for øvrig etter behov.  Som del av den årlige revisjonen av ks-systemet skal nye eller endrede kunde- og myndighetskrav identifiseres, før det deretter avstemmes hvorvidt dette påkrever ajourføring av ks-systemets innhold.

Redegjørelse for seneste revisjon:
Hovedtema for årets revisjon har vært å tilpasse sjekklistene iht. innføring av TEK17 som gar full virkning fra 01.01.2019
For øvrig har den revisjonen i all hovedsak bestått av nedenstående samsvarsvurdering og mindre vesentlige rettelser, tilpasninger og ajourføringer. 

Samsvarsvurdering i forhold til gjeldende myndighetskrav
KS-Systemet er samsvarsvurdert opp i mot følgende lover & forskrifter mht. prosess, omfang, innhold, kvalitetssikring og dokumentasjonskrav mv.:

* Plan- og bygningsloven m/ tilhørende forskrifter, samsvarsvurdert av Svein Roar Holt den 22.10.2018
* Matrikkelloven m/ tilhørende forskrifter, samsvarsvurdert av Svein Roar Holt den 22.10.2018
* Eierseksjonsloven m/ tilhørende forskrifter, samsvarsvurdert av Svein Roar Holt den 22.10.2018
* Tinglysingsloven m/ tilhørende forskrifter, samsvarsvurdert av Svein Roar Holt den 22.10.2018
* Brann- og eksplosjonsvernloven m/ tilhørende forskrifter, samsvarsvurdert av Svein Roar Holt den 22.10.2018
* Forvaltningsloven m/ tilhørende forskrifter, samsvarsvurdert av Svein Roar Holt den 22.10.2018
* Tomtefesteloven m/ tilhørende forskrifter, samsvarsvurdert av Svein Roar Holt den 22.10.2018
* Forurensningsloven m/ tilhørende forskrifter, samsvarsvurdert av Svein Roar Holt den 22.10.2018
* Avhendingsloven m/ tilhørende forskrifter, samsvarsvurdert av Svein Roar Holt den 22.10.2018
* Jordloven m/ tilhørende forskrifter, samsvarsvurdert av Svein Roar Holt den 22.10.2018
* Jordskifteloven m/ tilhørende forskrifter, samsvarsvurdert av Svein Roar Holt den 22.10.2018
* Konsesjonsloven m/ tilhørende forskrifter, samsvarsvurdert av Svein Roar Holt den 22.10.2018
* Odelsloven m/ tilhørende forskrifter, samsvarsvurdert av Svein Roar Holt den 22.10.2018
* Vassdragsloven m/ tilhørende forskrifter, samsvarsvurdert av Svein Roar Holt den 22.10.2018
* Vegloven m/ tilhørende forskrifter, samsvarsvurdert av Svein Roar Holt den 22.10.2018
* Jernbaneloven m/ tilhørende forskrifter, samsvarsvurdert av Svein Roar Holt den 22.10.2018
* Markaloven m/ tilhørende forskrifter, samsvarsvurdert av Svein Roar Holt den 22.10.2018
Bustadoppføringsloven m/ tilhørende forskrifter, samsvarsvurdert av Svein Roar Holt den 22.10.2018
* Arbeidsmiljølovens byggherreforskrift, , samsvarsvurdert av Svein Roar Holt den 22.10.2018


Sentralt her står plan- og bygningsloven med tilhørende forskrift om byggesak hvor det stilles definerte krav ift. hvordan foretaket ivaretar de plikter og oppgaver som følger av foretakets ansvar og funksjon etter loven. Systemet er derfor etablert med instrukser og sjekklister som sikrer at plan- og bygningslovens system- og kvalifikasjonskrav herunder krav til sporbart kvalitetssikringsarbeid blir imøtekommet. For øvrig er systemet etablert med innhold som sikrer at gjeldende myndighetskrav blir tilfredsstillende identifisert og ivaretatt innenfor alle tjenesteområder, at arbeidene blir gjennomført på en kvalitativt god og effektiv måte og forøvrig i samsvar med oppdragsgivers forventninger til leveransen.

Systemet er knyttet opp i mot bruk av det web-baserte verktøyet www.kontrollportalen.no og som tilrettelegger for enkle og effektive prosesser mht. kommunikasjon, rapportering, arkivering og kvalitetssikring mv.





Avviksbehandling
Avvik og fravik skal indentifiseres og behandles på instruks- og sjekklistenivå, med kontroll og rapportering slik det fremkommer av respektive instrukser. Hovedregelen er at alle avvik skal lukkes- enten ved retting eller aksept. Aksepterte avvik (fravik) skal i alle tilfeller være begrunnet, og ha vært gjenstand for overordnet kontroll.

I de tilfeller det registreres avvik/fravik som har, eller kunne ha, medført uheldige konsekvenser, og som ikke ble «avdekket» av ks-systemet skal det umiddelbart gjøres nødvendige systemendringer for å hindre gjentakelse.

Alle avvik/fravik skal behandles jf. gjeldende instruks for avviksbehandling. Unntak gjelder for mindre vesentlige avvik som umiddelbart kan rettes uten konsekvens, og hvor systemrevisjon ikke vil ha inflytelse mht. sannsynlighet for gjentakelse.




KS-System __________________________________________________________________________________
Utarbeidet av Holt Eiendomsutvikling & Helhetskontroll AS
 

1. Systemet__________________________________________________________________________________________________
1.01 Instruks for revisjon av ks-systemet
1.02 Sjekkliste for revisjon av ks-systemet
1.03 Instruks for avviksbehandling

1.04 Mal, Skjema for avviksregistrering og behandling

2.Virksomheten______________________________________________________________________________________
2.10 Organisasjonsplan
2.11 Miljøinstruks
2.12 Bærekraftspolicy
2.13 Beredskapsplan
2.14 Skjema for varsling om behov for tiltak eller beredskap
2.15 Virksomhetens kvalifikasjoner som grunnlag for off.rettslig ansvarsrett 
2.20 Stillingsinstruks; Daglig leder 
2.21 Stillingsinstruks; Faglig leder
2.22 Stillingsinstruks; Plan- og byggesaksrådgiver
2.23 Stillingsinstruks; Spesialrådgiver
2.24 Stillingsinstruks; Seniorkontrollør/Kontrollør
2.25 Stillingsinstruks; Prosjektkoordinator

2.30 Arbeidsreglement og generell arbeidsinstruks 
2.31 Mal, Standard tilbud
2.32 Mal, Oppdragsbekreftelse
2.33 Mal, Skjema for oppdragsrevisjon
2.34 Mal, Skjema for oppdragsevaluering fra kunde
2.35 Mal, Standardbrev

2.36 Mal, Internnotat/Notat
2.37 Mal, Referat


3. Planrelaterte instrukser,sjekklister og maler_____________________________________________________________

Prosessbeskrivelser
3.01 Prosesskjema, Planprosessen 
3.02 Prosessbeskrivelse, Planprosessen 
3.03 Metodebeskrivelse, Plansaker 
3.04 Metodebeskrivelse, Mulighetsstudie


Instrukser
3.10 Instruks for gjennomføring og kvalitetssikring av planprosesser

Sjekklister (Instruksen forutsetter bruk av det web-baserte verktøyet Kontrollportalen og hvor sjekklistene finnes)
3.20 Sjekkliste for arbeider tilknyttet rollen som forslagsstillers plankonsulent
3.21 Sjekkliste for gjennomføring av ROS-Analyse


Maler (Instruksen forutsetter bruk av det web-baserte verktøyet Kontrollportalen og hvor malene finnes)
3.30 Mal, Plannotat
3.31 Mal, Mulighetsstudie
3.32 Mal, Mulighetsstudie Oslo kommune
3.33 Mal, Varsel om oppstart av planarbeid
3.34 Mal, Kunngjøring av oppstart av planarbeid
3.35 Mal, Planprogram til offentlig ettersyn
3.36 Mal, Bemerkninger etter off.ettersyn av forslag til planprogram
3.37 Mal, Reguleringsbestemmelser
3.38 Mal, Planforslag til offentlig ettersyn
3.39 Mal, Uttalelser i plansaker

4. Byggesaksrelaterte instrukser,sjekklister og maler________________________________________________________

Prosessbeskrivelser

4.01 Prosesskjema; Byggesaksprosessen
4.02 Prosesskjema; Ansvarlig søker
4.03 Prosesskjema; Ansvarlig prosjekterende
4.04 Prosesskjema; Ansvarlig utførende
4.05 Prosesskjema; Ansvarlig kontrollerende
4.06 Prosessbeskrivelse, Byggesaksprosessen
4.07 Prosessbeskrivelse, Uavhengig kontroll
4.08 Metodebeskrivelse, Ansvarlig søker 
4.09 Metodebeskrivelse, Ansvarlig prosjekterende 
4.10 Metodebeskrivelse, Ansvarlig utførende 
4.11 Metodebeskrivelse, Ansvarlig kontrollerende 


Instrukser
4.20 Instruks for ansvarlig søker
4.21 Instruks for ansvarlig prosjekterende
4.22 Instruks for ansvarlig utførende
4.23 Instruks for ansvarlig kontrollerende
4.24 Instruks for gjennomføring av delesaker 
4.25 Instruks for gjennomføring av seksjoneringssaker 


Sjekklister (Instruksene forutsetter bruk av det web-baserte verktøyet Kontrollportalen og hvor sjekklistene finnes)
4.30 Sjekkliste for identifikasjon av myndighetskrav
4.31 Sjekkliste for ansvarlig søker
4.32 Sjekkliste for ansvarlig prosjekterende
4.33 Sjekkliste for ansvarlig utførende
4.34 Sjekkliste for ansvarlig kontrollerende
4.35 Sjekkliste for gjennomføring av delesaker
4.36 Sjekkliste for gjennomføring av seksjonseringssaker


Maler (Instruksene forutsetter bruk av det web-baserte verktøyet Kontrollportalen og hvor malene finnes)
4.40 Mal, Anmodning om tiltaksinformasjon fra tiltakshaver
4.41 Mal, Anmodning om forhåndskonferanse
4.42 Mal, Brev til naboer og gjenboere
4.43 Mal, Kommentarer fra naboer og gjenboere
4.44 Mal, Redegjørelse_tillatelse til tiltak
4.45 Mal, Redegjørelse_rammetillatelse
4.46 Mal, Redegjørelse_dispensasjon

4.47 Mal, Redegjørelse_igangsettingstillatelse
4.48 Mal, Redegjørelse_endring av tillatelse
4.49 Mal, Redegjørelse_brukstillatelse
4.50 Mal, Redegjørelse_ferdigattest
4.51 Mal, Redegjørelse_xxxx
4.52 Mal, Redegjørelse_xxxx
4.53 Mal, Redegjørelse_xxxx
4.54 Mal, Klage på vedtak
4.55 Mal, Kommentar til klage på vedtak

4.56 Mal, Infobrev til ansvarlige foretak fra ansvarlig søker
4.57 Mal, Infobrev til ansvarlige foretak fra uavhengig kontrollør
4.58 Mal, Purring på dokumentasjon
4.59 Mal, Avviksrapport for avvik detektert ved uavhengig kontroll
4.60 Mal, Kontrollrapport etter gjennomført uavhengig kontroll

5. Instrukser,sjekklister og maler for øvrige tjenesteleveranser________________________________________________

Prosessbeskrivelser
5.01 Prosesskjema; Byggeplasskontroll 
5.02 Prosesskjema; Overtakelse 
5.03 Prosesskjema; SHA 
5.04 Prosessbeskrivelse, Byggeplasskontroll 
5.05 Prosessbeskrivelse, Overtakelse 
5.06 Prosessbeskrivelse, SHA 


Instrukser
5.10 Instruks for gjennomføring av byggeplasskontroll 
5.11 Instruks for gjennomføring av overtakelse jf. NS
5.12 Instruks for SHA-koordinering i prosjekteringsfasen 
5.13 Instruks for SHA-koordinering i utførelsesfasen 
5.14 Instruks for kartlegging av plan- og byggesaksstatus - Due diligence
5.15 Instruks for kartlegging av utviklingspotensial


Sjekklister (Instruksene forutsetter bruk av det web-baserte verktøyet Kontrollportalen og hvor sjekklistene finnes)
5.21 Sjekkliste for gjennomføring av byggeplasskontroll
5.22 Sjekkliste for gjennomføring av overtakelse jf. NS

5.23 Sjekkliste for SHA-koordinering i prosjekteringsfasen
5.24 Sjekkliste for SHA-koordinering i utførelsesfasen

5.25 Sjekkliste for kartlegging av plan- og byggesaksstatus - Due diligence
5.26 Sjekkliste for kartlegging av utviklingspotensial


Maler (Instruksene forutsetter bruk av det web-baserte verktøyet Kontrollportalen og hvor malene finnes)
5.30 Mal, Kontrollrapport etter gjennomført byggeplasskontroll
5.31 Mal, Kontrollrapport etter gjennomført overtakelse
5.32 Mal, SHA-Plan
5.33 Mal, Rapport fra Karlegging v plan- og byggesaksstatus
5.34 Mal, Rapport fra kartlegging av utviklingspotensial